KSeF - sprawdź, czy musisz złożyć zawiadomienie ZAW-FA

• Spółki kapitałowe, jednostki samorządu terytorialnego, fundacje, stowarzyszenia, spółdzielnie oraz inne podmioty niebędące osobami fizycznymi, aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), powinny złożyć zawiadomienie ZAW-FA.
• Dokument ten jest niezbędny do tego, by móc wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane w KSeF.
• Obowiązek ten nie dotyczy podmiotów posiadających kwalifikowaną pieczęć elektroniczną lub kwalifikowany podpis elektroniczny.

Formularz ZAW-FA to zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jest on niezbędny dla podmiotów, które nie są osobami fizycznymi i nie mają możliwości uwierzytelnić się w systemie elektronicznie (np. spółki bez pieczęci kwalifikowanej).

Kto powinien złożyć formularz

Przede wszystkim podatnicy niebędący osobami fizycznymi, którzy nie posiadają pieczęci elektronicznej. Formularz ZAW-FA powinny złożyć również te podmioty, które posiadają kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, ale nie zawiera ona numeru NIP.

Dlaczego to jest ważne

Złożenie ZAW-FA pozwala na:

• Wyznaczenie pierwszej osoby fizycznej uprawnionej do zarządzania uprawnieniami w systemie KSeF w imieniu firmy tzw. superadministratora.
• Uzyskanie pełnego dostępu do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych a także nadawania dalszych uprawnień.

Jak złożyć zawiadomienie

Formularz należy złożyć:

• w formie elektronicznej za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego albo poprzez e-Doręczenia, lub
• w formie papierowej do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego.

Składanie formularza ZAW-FA przez e-Urząd Skarbowy

1. Wypełnienie formularza
   • Pobierz formularz ZAW-FA w formacie PDF z oficjalnej strony podatki.gov.pl - Formularze.
   • Wypełnij formularz, podając wszystkie wymagane informacje, takie jak dane identyfikacyjne oraz informacje dotyczące kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeśli jest to konieczne.
2. Podpisanie formularza
   • Formularz ZAW-FA musi być podpisany elektronicznie (możesz użyć Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego, pamiętając, że w imieniu spółki zawiadomienie mogą podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym wyłącznie osoby uprawnione do jej reprezentacji w liczbie wymaganej dla danego podmiotu).
3. Złożenie formularza przez e-Urząd Skarbowy
   • Zaloguj się do platformy e-Urząd Skarbowy.
   • Utwórz Pismo Ogólne do Urzędu Skarbowego, dołączając podpisany dokument jako załącznik.
   • Wyślij Pismo Ogólne z załącznikiem za pośrednictwem e-Urząd Skarbowy.

 
Uwaga: od 1 stycznia 2026 r. zawiadomienie ZAW-FA składane przez ePUAP do urzędów skarbowych nie będzie uznawane za skutecznie doręczone. Ma to związek ze zmianą w przepisach dotyczących składania pism w formie elektronicznej.

Nie czekaj na ostatnią chwilę – złóż zawiadomienie ZAW-FA wcześniej.

Więcej informacji znajdziesz na stronie Krajowy System e-Faktur (KSeF).